Zakelijke en financiële dienstverlening cursussen

Vacature Secretaresse

Werklocatie
Alkmaar

FTE
0,4 - 0,6 fte
(bij voorkeur verdeeld over 4 dagen)

Contracttype
Tijdelijk, met uitzicht op vast

Solliciteer tot en met
26 september 2022

Solliciteer op deze functie

Vonk inspireert!
Bij Vonk kijken we niet alleen naar binnen en naar het nu, maar richten onze open en nieuwsgierige blik vooral naar buiten. We kijken vooruit naar de beroepen van de toekomst en zetten ons in voor een leven lang ontwikkelen. Daarbij werken we intensief samen in en met de regio, onder andere met het bedrijfsleven en de overheid, zowel lokaal als regionaal en provinciaal. Vonk staat voor breed, compleet, aansluitend en aantrekkelijk onderwijs op het gebied van vmbo, mbo en vavo. Vonk is ontstaan uit de fusie tussen Clusius College en ROC Kop van Noord-Holland. Ondernemend en innovatief zijn onze kernmerken. Daarnaast hechten wij veel waarde aan verbinding, autonomie en vertrouwen. Wij bieden goede ondersteuning en een omgeving waar je jezelf verder kunt ontwikkelen, geïnspireerd raakt en elkaar motiveert. Doe je met ons mee?

De vestiging Alkmaar heeft per direct een vacature voor:

Secretaresse C

0,4 – 0,6 fte
(bij voorkeur verdeeld over 4 dagen)

Wat ga je doen?
Als jij vindt dat het de taak is van een secretaresse om de personen voor wie je werkt te ontzorgen en ondersteunen, dan ben je hier aan het juiste adres. Je gaat werken voor een managementteam bestaand uit 12 personen. Je belangrijkste taak is om, samen met je twee collega’s, te zorgen dat alles in goede banen loopt. Je brengt structuur aan, zodat alles op zijn pootjes terecht komt. Voor deze baan moet je goed kunnen communiceren, stressbestendig zijn en beschikken over organisatorisch talent. Je notuleert tijdens bijeenkomsten die je zelf hebt voorbereid. Het valt ook onder jouw takenpakket om te zorgen dat de informatie over de onderwerpen die besproken worden op tijd in bezit van de deelnemers is. Je houdt in de gaten of de actiepunten worden uitgevoerd of nageleefd, zodat het geen papieren tijgers worden. Verder handel je e-mails en post af en je staat mensen vriendelijk te woord, telefonisch of in persoon. Dit is een fijne baan waar je veel verantwoordelijkheid hebt en vrijheid krijgt.

  • Je ondersteunt het managementteam in het uitvoeren van zijn werkzaamheden, waardoor je werkzaamheden heel divers zijn.
  • Je fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers en externe instanties. Je vervult een bufferfunctie tussen vestigingsdirecteur, managementteam en externen.
  • Je beheert de agenda’s, denkt vooruit, signaleert zaken die aandacht vragen en bewaakt de deadlines.
  • Je screent en behandelt inkomende e-mail en post.
  • Je maakt nieuwsbrieven voor ouders.
  • Je bent contentbeheerder van ons intranet.
  • Je redigeert brieven en teksten of stelt deze zelfstandig op.
  • Je beheert het (digitaal) archief.
  • Je plant en organiseert bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen. Tijdens de vergaderingen maak je notulen of noteer je acties en bewaak je de afhandeling ervan.
  • Je ondersteunt en coördineert de verbetering van processen, procedures en werkwijzen.
  • Je denkt mee in de ontwikkeling en professionalisering van het secretariaat.
  • Je kunt goed overweg met MS Office en je bent in staan om nieuwe software je snel eigen te maken.

Wat breng je mee?
Vanzelfsprekend ben je gewoon een heel fijne collega om mee te werken. Je past goed bij Vonk als je je thuis voelt in een werkomgeving waar verbinding, autonomie en vertrouwen centraal staan en waar we samen met de studenten de basis leggen voor een kleurrijke toekomst. Samengevat breng jij:

  • een secretariële opleiding (MBO+);
  • vaktechnische kennis en ervaring;
  • een representatieve-, toegankelijke-, betrouwbare- en integere houding;
  • zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
  • inzicht in de taak, de organisatie en de werkwijze van een onderwijsvestiging binnen een grotere instelling;
  • een dienstverlenende-, flexibele- en servicegerichte mentaliteit;
  • het vermogen duidelijk en proactief te communiceren, relaties te bouwen en deze te onderhouden;
  • de karakteristieke nauwkeurigheid, resultaatgerichtheid en kwaliteit die bij een secretariële functie hoort.

Wat bieden wij?

Waar leerlingen centraal staan in ons onderwijs, sta jij als medewerker centraal in onze organisatie. Wij bieden een heldere structuur, duidelijk beleid en kijken met elkaar wat jij nodig hebt om je functie optimaal uit te voeren. Wat je dus kan verwachten:

  • geen dag is hetzelfde;
  • de werkdagen worden in overleg met de directeur vastgesteld;
  • vrijheid, autonomie en ruimte voor jouw inbreng en ideeën;
  • een hecht team met bevlogen en betrokken collega’s;
  • een werkplek met veel aandacht voor de natuurlijke leefomgeving en duurzaamheid;
  • ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
  • aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid tot thuiswerken, fietsplan, onbeperkte trainingen via Good Habitz, een goede pensioenregeling en een eindejaarsuitkering.

Afhankelijk van opleiding en werkervaring is de functie gewaardeerd in schaal 6 of 7 van de cao mbo, waarbij de beloning loopt van minimaal € 2.040,- tot maximaal € 3.264,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Inschaling is afhankelijk van jouw profiel en ervaring.

Werken bij Vonk Alkmaar
Onze grootste vestiging met ruim 500 leerlingen en bijna 900 studenten, maar toch klein en persoonlijk in de omgang met elkaar. Er werken in Alkmaar bijna 200 collega’s in het vmbo en mbo onder één dak. Het ruime, moderne gebouw heeft een professioneel kooklokaal, een stal vol paarden en een grote tuin; kortom een unieke en inspirerende werkomgeving! Je loopt er vanaf het station zo heen, maar kunt ook makkelijk parkeren op ons eigen terrein.

Word jij onze nieuwe collega?
Solliciteren kan tot en met 26 september a.s. door het aanklikken van onderstaande sollicitatiebutton. We vragen je om je sollicitatiebrief te richten aan Melanie Brandenburg, vestigingsdirecteur.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Melanie Brandenburg telefoonnummer 072-5610934. Alleen sollicitaties aangeboden via onze website worden in behandeling genomen.

Solliciteer op deze functie

Vonk werkt zonder tussenkomst van werving en selectiebureaus.